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Excel
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Excel e la scheda di magazzino

Per tenere traccia dei movimenti di magazzino, ci si può servire di un foglio di calcolo grazie a cui è possibile monitorare le scorte. Quando queste si dimostrano eccessive o - al contrario - troppo carenti, si è in presenza di una evidente inefficienza di gestione a cui si deve porre rimedio nel più breve tempo possibile. L'inefficienza può essere fonte di vari problemi. L'acquisto di prodotti da fornitori con i quali il magazzino viene alimentato si concretizza, dal punto di vista finanziario, in un esborso monetario che deve essere sostenuto per il pagamento degli interessi relativi all'importo che è stato preso a prestito dalle banche o, in alternativa, in un impiego di capitale non fruttifero, nel caso in cui vi sia della liquidità a disposizione. In più, si assiste a un incremento del rischio di commercializzazione, in modo particolare per tutte quelle imprese che hanno a che fare con articoli il cui ciclo di vita non è troppo lungo o che sono facilmente deperibili. 

Come monitorare i movimenti di magazzino

Per queste ragioni, i movimenti di magazzino dovrebbero essere sempre tenuti sotto controllo in modo tale che la scorta dei prodotti possa essere ridotta quando ciò si rivela conveniente. Con un file excel inventario è possibile non solo tracciare le movimentazioni dei vari prodotti, ma anche usufruire di informazioni preziose a proposito degli indicatori di magazzino più importanti, come i giorni di giacenza media, l'indice di rotazione e la consistenza media. 

La costruzione del modello

Attraverso la scheda di magazzino si ha l'opportunità di impiegare fino a 15 movimenti di carico e scarico per ciascuna referenza. Di volta in volta, si hanno a disposizione informazioni a proposito delle quantità che sono presenti in magazzino, il che vuol dire che è possibile sapere anche quando è necessario o consigliabile ordinare di nuovo i prodotti che sono in via di esaurimento.

Il livello di riordino e la scorta di sicurezza

Il livello di riordino e la scorta di sicurezza sono due dei parametri che è necessario indicare all'interno della tabella del modello, insieme con la descrizione del prodotto e il suo eventuale codice. Quando si parla di livello di riordino, si fa riferimento alle quantità minime al di sotto delle quali occorre eseguire una nuova ordinazione; viceversa, la scorta di sicurezza rappresenta la quantità minima al di sotto della quale, a causa dell'assenza di articoli in magazzino, si corre il pericolo di non riuscire a soddisfare un'ordinazione. Entrambi gli indicatori variano in funzione del tipo di prodotto che si prende in considerazione, ma anche in base alla frequenza di vendita e ai tempi richiesti per il completamento della procedura di acquisto; un altro criterio importante è la quantità media venduta ogni volta. 

Le operazioni di carico e scarico

Nella seconda tabella del modello bisogna segnalare la data di inizio del periodo contabile, la data di conclusione del periodo contabile e le quantità inizialmente a disposizione, oltre alle singole operazioni di carico e di scarico. Il modello, ovviamente, può essere modificato e personalizzato a seconda delle specifiche necessità, per esempio per permettere dei movimenti di magazzino in più. Il calcolo dei giorni di giacenza media si ottiene dividendo per l'indice di rotazione i giorni del periodo contabile che viene preso a riferimento. 


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